Почти каждый частный репетитор рано или поздно задаёт себе вопрос: сколько я на самом деле зарабатываю. И почти всегда оказывается, что точного ответа нет. Оплаты учеников записаны в заметках телефона, часть переводов затерялась в истории банка, расходы не считались вообще, а налог самозанятого платится «на глаз». Разберём, как навести в этом порядок: что именно считать, чем вести учёт финансов репетитора и какие ошибки стоят дороже всего.
Что вообще нужно считать репетитору
Учёт репетитора держится на пяти величинах. Если считать только первую, картина всегда получается слишком оптимистичной.
- Оплаты учеников. Кто, когда и сколько заплатил, и за какие занятия.
- Долги. Кто уже позанимался, но ещё не заплатил. Это самая частая дыра в учёте.
- Расходы. Учебники, пособия, подписки, связь, аренда кабинета, реклама, обучение.
- Налог. У самозанятого это 4 процента с оплат от физических лиц и 6 процентов от юридических.
- Накопления. Отпуск, подушка на лето, техника. Деньги, которые уже не свободны.
Разница между «пришло на карту» и «моё» обычно составляет от двадцати до тридцати процентов, и именно она объясняет ощущение «работаю много, а денег нет».
Способ первый: тетрадь
Плюс ровно один: начать можно прямо сейчас. Минусы понятны: ничего не ищется, ничего не суммируется, а на вопрос «сколько я заработала за прошлый учебный год» тетрадь не отвечает никогда. Для двух-трёх учеников годится, дальше рассыпается.
Способ второй: таблица Excel или Google Таблицы
Таблица для репетитора это классика, и она действительно работает. Обычно заводят листы «Ученики», «Оплаты», «Расходы» и сводную страницу с формулами. Готовых шаблонов таблиц для репетитора в сети много.
Проблемы начинаются не с таблицей, а с дисциплиной. Таблицу надо заполнять вручную после каждого урока и каждой оплаты. Пропустили неделю, и дальше восстанавливать приходится по истории переводов. Ещё одна беда: расписание живёт отдельно от таблицы, и данные о проведённых занятиях приходится переносить из одного места в другое руками. Именно на этом переносе учёт у большинства и умирает.
Способ третий: программа, в которой уже есть расписание
Идея простая: если занятия уже стоят в календаре, повторно вводить их в учёт незачем. Проведённое занятие само становится строкой в финансах, оплата списывается с баланса ученика, а долг виден без напоминаний.
Именно так устроен раздел финансов в AlienEdu. Расписание и деньги это одна система: календарь занятий кормит учёт данными сам.
Кассовый метод: почему это важнее, чем кажется
Есть две разные цифры: сколько вы наработали и сколько вам заплатили. Если считать их вместе, деньги задваиваются, и картина перестаёт быть правдой.
Правильный для репетитора подход это кассовый метод: доходом считается то, что реально пришло. Проведённые, но не оплаченные занятия идут отдельной строкой, как «наработано» и «должны». Тогда остаток на руках это действительно остаток, а не сумма надежд.
Пять ошибок, которые стоят дороже всего
- Не считать расходы. Доход без расходов это не доход, а оборот.
- Забывать про долги учеников. Один забытый месяц занятий у одного ученика легко стоит как несколько дней работы.
- Не откладывать налог сразу. Самозанятость требует 4 или 6 процентов, и проще снимать их с каждой оплаты, чем искать сумму в конце месяца.
- Считать предоплату заработком. Абонемент на десять занятий это ещё не десять проведённых уроков, а обязательство их провести.
- Не разделять личные и рабочие деньги. Пока это один поток, вопрос «сколько приносит репетиторство» не имеет ответа.
Как понять, сколько вы зарабатываете в час
Честная ставка считается не как цена урока. Возьмите месячный доход, вычтите расходы и налог, а потом поделите не на количество уроков, а на всё рабочее время: подготовку, проверку домашних работ, переписку с родителями, поиск учеников. Цифра обычно отрезвляет, и именно она показывает, что менять: цену, загрузку или подход к подготовке.
Прикинуть доход при разной загрузке и цене занятия можно на калькуляторе дохода репетитора, он бесплатный и работает без регистрации.
С чего начать прямо сегодня
- Выпишите всех учеников, цену занятия и текущий долг или переплату по каждому.
- Вспомните и запишите постоянные расходы за месяц.
- Выберите одно место для учёта и перестаньте вести остальные.
- Заведите правило: налог откладывается в день получения оплаты.
- Через месяц сравните полученную цифру с той, которую вы держали в голове.
Другие бесплатные инструменты для работы собраны в разделе полезные мелочи, а полный список функций платформы в разделе все возможности.